MANAJEMEN DAN ORGANISASI

MANAJEMEN DAN ORGANISASI

MANAJEMEN

Manajemen merupakan suatu proses yang melibatkan kegiatan perencanaan, pengornasiasian, pengarahan dan pengendalian yang dilakukan untuk mencapai sasaran perusahaan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya.

LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

1. Manajemen Kuno
Mesir (piramid),  China (Tembok Besar China) dan Bangsa Venesia (lini perakitan kapal perang)

2. Adam Smith
Mempublikasi “The Wealth of Nations” pada tahun 1776, pendukung  konsep pembagian/spesialisasi kerja untuk meningkatkan produktivitas pekerja

3. Revolusi Industri
Mengganti tenaga manusia dengan tenaga mesin, menciptakan organisasi besar berdasarkan kebutuhan  manajemen.

FUNGSI DAN PROSES MENAJEMEN

1. Perencanaan

            Diperlukan untuk membawa perusahaan ke tujuan yang ingin dicapai dimasa yang akan datang. Keuntungan perencanaan :

·         Dapat mengidentifikasikan peluang masa depan

·         Mengantisipasi dan menghindari permasalahan di masa depan

·         Mengembangkan rangkaian langkah strategic dan taktik

Bentuk-Bentuk Perencanaan :

a.) Tujuan

            Merupakan suatu sasaran kegiatan yang dicapai dalam jangka waktu tertentu.

b.) Kebijakan

            Suatu pernyataan atau pengertian yang digunakan untuk mengambila keputusan.

c.) Strategi

            Program yang dirancang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

d.) Prosedur

            Serangkaian tindakan yang akan dijalankan untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan.

e.) Aturan

            Bagian dari prosedur dan merupakan tindakan yang spesifik.

f.) Program

            Kombinasi dari kebijakan, prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai anggran dan budget.

2. Pengorganisasian

            Proses penciptaan hubungan antara berbagai fungsi, personalia, dan faktor-faktor fisik agar pekerjaan yang dilakukan bermanfaat dan terarah pada tujuan.

Kegiatan-kegiatan pengorganisasian :

Ø  Membagi pekerjaan

Ø  Mengelompokkan pekerjaan

Ø  Mendelegasikan wewenang

Ø  Mengembangkan mekanisme koordinasi

Keuntungan pengorganisasian :

·         Dapat terbina hubungan yang baik antar anggota organisasi

·         Setiap anggota organisasi dapat mengetahui dengan jelas tugas dan tanggung jawab

3. Pengarahan

            Tugas manajer adalah menyelaraskan tujuan perusahaan dengan tujuan individu agar tidak terjadi konflik dalam organisasi. Untuk itulah diperlukan pengarahan dalam bentuk tindakan yang sudah ditentukan kearah tercapainya tujuan.

Kegiatan pengarahan meliputi :

1. Motivasi

            Proses pemberian motif ( penggerak ) kepada karyawan untuk dapat bekerja, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efisien dan efektif.

Faktor –faktor penting yang mempengaruhi motivasi :

-          Kebutuhan pribadi

-          Tujuan dan persepsi individu atau kelompok

-          Cara untuk mewujudkan kebutuhan, tujuan dan persepsi tersebut

Jenis motivasi :

-          Motivasi positif : mempengaruhi orang lain dengan memberikan tambahan tingkat kepuasan

-          Motivasi negatif : mempengaruhi orang lain dengan memberikan ancaman

2. Kepemimpinan

            Kemampuan seseorang untuk mempengaruhi, memotivasi dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan tertentu.

Ketrampilan seorang pemimpin :

-          Berbagi kekuasaan

-          Intuisi

-          Pemahaman diri

-          Tampakan

Tingkatan manajemen :

-          Manajemen tertinggi

-          Manajemen menengah

-          Manajemen pelaksana

3. Komunikasi

            Proses penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima sehingga informasinya dapat dipahami oleh penerima.

Komunikasi dapat berfungsi sebagai :

-          Saran untuk memadukan aktivitas yang terorganisir

-          Sarana penyaluran masukan social ke dalam sistem social

-          Sarana untuk memodifikasi perilaku, mempengaruhi perubahan, dan sarana untuk mencapai tujuan

Komunikasi dalam pelaksanaan kegiatan operasional :

- Komunikasi ke bawah

- Komunikasi ke atas

- Komunikasi horizontal

4. Pengendalian

            Merupakan aktivitas untuk menemukan, mengoreksi adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang dicapai, dibandingkan dengan rencana kerja yang telah ditetapkan sebelumnya.

Langkah-langkah dalam proses pengendalian :

a.) Menetapkan standar dan metode

b.) Mengukur prestasi kerja

c.) Menentukan apakah prestasi kerja memenuhi standar

d.) Mengambil tindakan koreksi

ORGANISASI

Organisasi adalah bentuk perserikatan untuk mencapai tujuan bersama. Ada tiga unsur penting organisasi, yaitu :

-          Adanya sekelompok orang

-          Adanya hubungan dan pembagian kerja

-          Adanya tujuan yang ingin dicapai

Dalam pelaksanaanya organisasi dibedakan menjadi :

a.) Organisasi formal : sistem tugas, hubungan yang wewenang, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan

            Faktor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal :

-          Wewenang

-          Tanggung jawab

-          Pertanggungjawaban

-          Delegasi

-          Koordinasi

b.) Organisasi Informal : jaringan hubungan pribadi dan social yang umumnya dilakukan atas dasar aturan formal.

BENTUK – BENTUK ORGANISASI

1.) Organisasi Garis

            Pada organisasi jenis ini, garis bersama dari kekuasaan dan tanggung jawab bercabang pada setiap tingkat pimpinan, dari yang teratas sampai yang terbawah.

Kebaikan organisasi garis:

·         Kesatuan dalam pimpinan dan perintah

·         Pengambilan keputusan lebih cepat

·         Solidaritas karyawan tinggi

·         Biaya rendah

Kelemahan organisasi garis :

·         Terlalu bergantung pada pimpinan

·         Adanya kecenderungan pimpinan untuk bertindak otokratis

·         Perkembangan kesempatan karyawan terbatas

2.) Organisasi Garis dan Staf

            Banyak digunakan oleh perusahaan besar yang daerah usahanya luas serta memiliki bidang tugas yang kompleks.

Kebaikan organisasi garis dan staf :

·         Relevan untuk peruahaan besar

·         Keputusan lebih rasional

·         Dapat mewujudkan The Right Man In The Right Place

Kelemahan organisasi garis dan staf :

·         Organisasinya rumit

·         Koordinasi susah diterapkan

·         Solidaritas sesame karyawan berkurang

3.) Organisasi Fungsional                      

            Organisasi ini didasarkan atas fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut. Dalam organisasi fungsional, seorang karyawan tidak bertanggung jawab kepada satu atasan saja.

Kebaikan organisasi fungsional :

·         Pembagian tugas jelas

·         Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan

·         Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli

Kelemahan organisasi fungsional :

·         Tidak ada kesatuan perintah

·         Karyawan yang telah ahli sulit bekerja sama

PRINSIP – PRINSIP ORGANISASI

1. Perumusan tujuan dengan jelas

            Bagi organisasi, tujuan aktivitas itu akan berperan sebagai :

-          Pedoman organisasi

-          Landasan organisasi

-          Menentukan aktivitas

-          Menentukan program, prosedur, koordinasi, integrasi, simplifikasi, sinronisasi dan mekanisasi

2. Pembagian tugas

            Pembagian tugas digunakan untuk menghindari tumpang tindih dalam pekerjaan

3. Delegasi kekuasaan

4. Rentangan kekuasaan

            Rentangan kekuasaan adalah berapa jumlah orang yang tepat menjadi bawahan seorang pemimpin.

Faktor-faktor dalam menetapkan jumlah bawahan :

-          Jelas tidaknya tugas, wewenang, dan pertanggungjawaban

-          Jalinan kerja satu sama lain

-          Kemampuan bawahan dalam suatu organisasi

-          Keragaman pekerjaan bawahan

-          Stabilitas organisasi dan stabilitas tenaga kerja

-          Jarak dan waktu

5. Tingkat-tingkat pengawasan

6. Kesatuan perintah dan tanggungjawab

7. Koordinasi

SUMBER :

M. Fuad, Christine H, Nurlela, Sugiarto, Paulus YEF, Pengantar Bisnis, Gramedia, Jakarta, 2000